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COMUNICACIÓN INTERNA EN LA EMPRESA: Las huellas que marcan el camino… Y el corazón de los colaboradores

Ayer una clienta mía que está desarrollando su marca personal, me describía esta escena ocurrida hace tres días al incorporarse  a una nueva empresa:

“Cuando llegué ninguna de los directivos  que me entrevistaron estaba allí. Me presenté a la primera persona que vi sentada en una mesa y ella, después de presentarse con su nombre exclusivamente,  me dijo: No sabíamos que  empezabas hoy…bueno,  esto es lo normal aquí… (Cara de mosqueo de la empleada y cara de perplejidad de mi clienta), el resto del primer día de la empresa no mejoró mucho en cuanto a comunicación interna se refiere…”

¿Es esta situación una excepción o sigue siendo una triste realidad en muchas empresas? De nada sirve tener la última tecnología, desarrollar protocolos de actuación en materia de comunicación, planes estratégicos y llenar las paredes con frases recurrentes sobre nuestra misión, visión y valores … Y luego no entender que la comunicación es la esencia de la actividad organizada.  Sin ella podemos tener empresa, organización no.

En un sentido pragmático la comunicación es una   forma de  expresarle al otro que lo tenemos en cuenta, que está ahí, y  que nosotros estamos dispuestos a la interacción. A medida que la complejidad de las organizaciones crece  se hace necesario establecer un procedimiento ordenado,  seleccionar unos medios y herramientas adecuadas para que la comunicación dentro de la empresa pueda fluir de forma adecuada y eficaz.

Sin embargo, el paso previo a desarrollar cualquier estrategia en este sentido es empezar por la dirección y  determinar el verdadero valor que esta otorga a la comunicación interna y como la llevan a cabo todos los días con sus colaboradores.

En este sentido, como leía hace unos días en un interesante artículo del experto en management Luis Huete, Facilitando un vuelco en la comunicación interna,  podría afirmarse que existe una buena comunicación interna cuando las respuestas a estas preguntas son  afirmativas y claramente positivas:

  1. ¿Tenemos un equipo directivo creíble, cercano, con una buena puesta en escena, que habla el lenguaje de los empleados y es sensible a sus preocupaciones?
  2. ¿Comunican los miembros del equipo directivo las mismas ideas de fondo a los miembros de sus áreas funcionales?
  3. ¿Tiene asumido el equipo directivo que una de sus tareas más importantes es comunicar a sus empleados el proyecto de futuro?
  4. ¿Serían capaces, la mayor parte de los empleados, de repetir el contenido del proyecto de futuro con una cierta exactitud?

En este mismo artículo, el autor insiste en la necesidad de sobre-comunicar  desde dirección lo que queremos que suceda y el proyecto de la empresa.

Si, una vez, realizada esta “auditoría” podemos afirmar que, en efecto, la comunicación interna es una prioridad, y queremos que se convierta en una poderosa herramienta estratégica para dejar huella en nuestros colaboradores, y que ellos hagan lo propio, dentro y fuera de la empresa, entonces, estaremos en disposición de definir una estrategia, y decidir medios, canales, soporte y contenido de nuestras comunicaciones.

De lo contrario, el primer paso sería modificar la actitud de los líderes hacia la comunicación, poniendo de manifiesto  los beneficios tangibles (más productividad, mejora de la calidad del producto/servicio, atención al cliente…) e intangibles (compromiso, orgullo de pertenencia, implicación..) que supone dar a la comunicación un lugar prioritario en las agendas de los directivos y directivas.

Como todo lo importante en la vida,  la comunicación interna requiere tiempo y esfuerzo dedicado de manera deliberada a:

  • Conversar con los colaboradores, tanto en entorno formales como las reuniones de trabajo como las informales tales como comidas, trayectos o tiempo de viajes, encuentros fuera de la oficinas… Hablar no solo con la cabeza, sino también con el corazón. Es decir, prestar atención a los sentimientos y emociones que experimenta el interlocutor. También prestar atención y gestionar nuestras propias emociones como emisores del mensaje.
  • Aprovechar la tecnología disponible y accesible para estar presente en el día a día de la empresa: redes sociales, videoconferencias, … Nos mantienen en permanente contacto con las personas y son eficaces medios para comunicar desde cualquier punto del planeta.
  • Las redes sociales internas o corporativas están permitiendo tener una comunicación mucho más dinámica, abierta y transparente entre los miembros de una organización. Favorece el intercambio rápido de ideas, información… y es tremendamente eficaz para grupos que trabajan en proyectos concretos. Una vez más, podemos aliarnos con la tecnología para comunicar mejor.
  • Delegar parte  de la comunicación de asuntos importantes a otros miembros del equipo. Conseguir la implicación y la responsabilidad del equipo de transmitir información a otros colaboradores, creando una comunicación en cascada ordenada.

Comunicamos mucho más con los actos que con las palabras.  Así pues, si decimos que la comunicación es importante en nuestra organización, los líderes son los primeros que tienen la  responsabilidad de mostrarlo a través de su comportamiento diario.

La comunicación es, además, generadora de clima laboral y un componente esencial en la creación de una cultura empresarial. La cultura creativa, innovadora y basada en valores tiene como base una apuesta por la comunicación abierta y transparente, donde todos los miembros de la organización son tenidos en cuenta como emisores  y receptores de mensajes, como el auténtico canal que crea esas huellas internas que nos marcan el camino y, también, el corazón.

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